Warum das richtige Lernumfeld motiviert & sich positiv auf den Erfolg auswirkt

Die wichtigsten Kriterien für ein erfolgreiches Seminar

Eine kleine Geschichte vorweg: Ein Kunde hatte für ein mehrtägiges Seminar in einem Hotel zwei Seminarräume für eine Gruppengröße von 14 Teilnehmern gemietet. Der zweite Raum sollte als Arbeitsraum für Gruppenaufgaben und Rollenspiele dienen. Die Seminarräume lagen im Untergeschoss des Hotels. Es waren umfunktionierte Hotelzimmer und damit eine entsprechende Mindestgröße erreicht werden konnte, hatte man alle Zwischenwände entfernt. Als ich den ersten Raum betrat, ergab sich folgendes Bild: Der Raum war klein und die Größe von ca. 50 m² wirkte durch den Grundriss des Raumes noch kleiner. Die bodentiefen Fenster und Türen ließen kaum Tageslicht zu, eine schmale Terrasse im Außenbereich lag in einem kleinen und schmalen Innenhof. Die Größe des zweiten Raumes war als zusätzlicher Arbeitsraum in Ordnung. Als Beleuchtung der Räume gab es vereinzelt Halogenspots an der Decke und je Raum zwei Stehlampen, die in einem Hotelzimmer sicherlich für eine gemütliche Atmosphäre gesorgt hätten, für einen Seminarraum jedoch vollkommen unangebracht waren. Der Raum war fußkalt, eine Heizung gab es nicht und die Klimaanlage konnte aus technischen Gründen, obwohl es bereits Oktober war, noch nicht für warme Luft sorgen. Leider gab es zu diesen Räumlichkeiten keine Alternative und so musste das Seminar zum Leid aller teilnehmenden Personen dort stattfinden. Das Personal des Hotels war stark bemüht, auf alle Wünsche einzugehen, was an dem Umstand, dass das Seminar im Halbdunklen stattfand und die ersten Teilnehmer aufgrund der klimatischen Bedingungen im Untergeschoss des Hotels nach dem zweiten Tag mit Erkältungserscheinungen zu kämpfen hatten, nichts änderte. Wie Sie sich denken können, ergab sich für mich als Trainer eine Herausforderung der besonderen Art.

Das geschilderte Umfeld und der gewonnene Eindruck sind sicherlich außergewöhnlich extrem, es hat mich aber genau aus diesem Grund dazu animiert, meine Kunden zu sensibilisieren, bei der Buchung von Tagungs- und Seminarräumen auf wichtige Kriterien zu achten.

Welche Kriterien beeinflussen die Teilnehmermotivation und den Erfolg einer Tagung oder eines Seminars?

Tageslicht und Raumgröße:

Licht beeinflusst die Konzentration der Teilnehmer. Ein Seminar- oder Tagungsraum sollte daher selbst ohne zusätzliche Leuchtmittel am Tag über eine ausreichende Helligkeit verfügen. Das Licht muss dimmbar sein, damit bei digitalen Präsentationen auch bei geschlossenen Jalousien oder Vorhängen, noch Notizen gemacht sowie die Teilnehmer sich und den Vortragenden erkennen können.

Die Seminarteilnehmer müssen sich im Raum frei bewegen können ohne mit ihrer Stuhllehne beim Setzen oder Aufstehen an der „Tapete zu kratzen“. Daher sollte eine Raummindestgröße für eine Teilnehmeranzahl von 10 bis 15 Personen die 80 m² nicht unterschreiten. Je nach Aufgabenstellung muss das Arbeiten in Gruppen möglich sein. Bedenken Sie dabei immer, wie viel Raum Sie benötigen, um sich wirklich wohlzufühlen.

Raumklima:

Das Raumklima beeinflusst, wie auch das Licht und die Raumgröße, die Leistungsfähigkeit der Teilnehmer. Im Sommer zu heiß und im Winter zu kalt – so darf es nicht sein. Eine Frischluftzufuhr durch weit zu öffnende Fenster oder Türen muss ebenfalls gewährleistet sein, wie auch eine Klimaanlage, die am besten Fall digital auf die gewünschte Raumtemperatur eingestellt werden kann. So bleibt neben der Leistungsfähigkeit auch die Gesundheit gewahrt.

Essens- und Pausenverpflegung:

Das Essen sollte abwechslungsreich und sich nicht belastend auf das Wohlbefinden auswirken, wobei jeder Teilnehmer eigene Vorlieben hat. Der eine Teilnehmer mag es deftig, ein anderer mag die leichte Küche. Auf Sonderwünsche, wie veganes oder abgestimmtes Essen bei Lebensmittelunverträglichkeit, muss die Küche flexibel und schnell reagieren können. Ebenso muss zeitlich gewährleistet sein, dass alle Teilnehmer in der Mittagspause essen und sich danach noch ein wenig erholen und entspannen können. Snacks für Zwischendurch dürfen gerne auch geschnittenes Obst beinhalten. Vitamine beeinflussen die Lernkurve positiv. Damit der Flüssigkeitshaushalt stimmt, sollte immer genügend Wasser, von still bis medium, vorhanden sein. Kaffee, Tee und eine Auswahl an Softgetränken darf weder im Seminarraum noch in den Pausen fehlen.

Technische Ausstattung:

Zur technischen Ausstattung gehört ein Beamer mit hohen Helligkeits- und Kontrastwerten für ein farbenreiches und scharfes Bild. Gerade wenn Präsentationen Videos enthalten, ist das für die optimale Darstellung unbedingt wichtig. Flipcharts mit ausreichend Papier, schon vorbespannte Metaplanwände mit Ersatz-Moderationspapier und ein gut gefüllter Moderationskoffer sind obligatorisch. Leider sieht die Realität in vielen mir bekannten Tagungshotels anders aus. Flipcharts sind defekt, das Papier muss ständig nachgeordert werden und die Stifte in den Moderationskoffern sind meist leer oder fast aufgebraucht. Das Tagungshotel muss für einen reibungslosen Ablauf des Seminars Sorge tragen, dass der höchstmögliche Service und die Qualität stimmen. In der heutigen Zeit gehört auch WLAN mit einer entsprechenden Bandbreite dazu. Stimmt alles, kann sich der Trainer auch während der Pausen um die Teilnehmer kümmern und seinen Fokus auf die Menschen richten.

Zimmer-Ausstattung bei Übernachtung:

Wer an einem Seminar teilnimmt und daher den ganzen Tag konzentriert und aufmerksam sein soll, muss gut schlafen. Dazu gehören ein Bett mit einer hochwertigen Polsterung, wie auch eine Zimmerausstattung, die neben Komfort auch eine angenehme Atmosphäre schafft. Die Hygiene spielt zusätzlich eine wesentliche Rolle. Sie muss auf Top-Niveau sein. Hellhörige Wände und Badezimmer, in denen man sich kaum drehen kann, sind für die Stimmung am Morgen sicherlich nicht das Richtige. Zur weiteren Ausstattung gehören eine Klimaanlage, ein Bügeleisen (zumindest ein Bügelservice), ein Schuhlöffel und genügend Stauraum im Kleiderschrank. Für Top-Tagungshotels ist das eine Selbstverständlichkeit und wird meist noch durch eine kleine Kaffee- und Teestation ergänzt.

Wie Sie an den Kriterien für die Teilnehmermotivation und den Erfolg des Seminars erkennen können, braucht es mehr als einen guten Trainer, ausgezeichneten Inhalten, einem guten Mix aus Methoden und Technik und zielgruppengerechter Didaktik. Wenn Sie bei der Planung Ihrer Seminare und Tagungen berücksichtigen, dass auch das „Drumherum“ entscheidend für den Lernerfolg und die Motivation Ihrer Mitarbeiter ist, werden sich Ihre Investitionen direkt auszahlen.

Meinen Kunden stehe ich mit meinen Erfahrungen als Trainer bei der Planung von Seminaren, Tagungen und Business-Events jederzeit beratend zur Seite.

Ihr

Maik André Baumann